College van B&W van Oud-Beijerland beslist digitaal

Gemeente Oud-Beijerland heeft met ingang van 1 juli 2011 een nieuw systeem voor de bestuurlijke voorstellen ingevoerd. Marijk van der Hoek, afdelingshoofd Interne Dienstverlening van de gemeente Oud-Beijerland, vertelt hoe de gemeente de digitale besluitvorming heeft geïmplementeerd.

“Voorheen maakten wij alle Voorstellen tot Besluit (VTB’s) in een eigen programma. De werkwijze was dat de VTB’s werden uitgeprint en vervolgens op route gingen door de organisatie. De DIV-afdeling registreerde waar een VTB zich in de organisatie bevond. Helemaal sluitend was deze werkwijze niet. Wanneer een ambtenaar het VTB ter ondertekening zelf naar een collega bracht, was het onmogelijk om het VTB te traceren. Bij vervanging in geval van ziekte moesten alle postbakjes nagezocht worden naar nog te accorderen VTB’s. Het resultaat van deze aanpak was dat er regelmatig VTB’s zoek waren.

In 2009 zijn de voorbereidingen gestart voor het volledig digitaal en zaakgericht werken met Decos als nieuw systeem. Eind 2010 is gestart met het beschrijven en verbeteren van het proces van raadsvoorstel en collegevoorstel, waarna een workflow binnen Decos gebouwd is. Inmiddels wordt er volledig digitaal gewerkt en geeft men digitaal akkoord. Collegeleden krijgen de voorstellen digitaal aangeboden en kunnen eenvoudig aangeven of zij akkoord zijn of dat zij het willen bespreken. Nadat het voorstel door alle verantwoordelijken is goedgekeurd, wordt het proces afgerond en gedocumenteerd. De nieuwe werkwijze heeft geleid tot een snellere en transparantere besluitvorming. Daarnaast zorgt de nieuwe werkwijze ervoor dat voorstellen nooit meer kwijtraken.

Oud-Beijerland beslist digitaal.pdf