Het belang van goed applicatiebeheer

Waar denkt u aan bij het woord applicatiebeheer? Over het algemeen is het beeld van een applicatiebeheerder van Decos, dat hij of zij nieuwe gebruikers aanmaakt en sporadisch een documentboek toevoegt. Maar er komt wel wat meer bij kijken. Decos heeft daarom de checklist applicatiebeheer opgesteld. Hiermee kunt u als applicatiebeheerder snel zien welke taken en mogelijke knelpunten er zijn.

Decos is een veelzijdige en flexibele oplossing. U kunt veel verschillende modules en toepassingen gebruiken, zoals e-mail, workflow, sjablonen en overzichten. Bij de implementatie heeft u aangegeven wat uw wensen zijn en vervolgens zijn al deze onderdelen door een consultant van Decos ingericht. Daarna is de applicatiebeheerder verantwoordelijk geworden voor het beheer van Decos. Hij of zij kan in de gehele applicatie zaken aanpassen of uitbreiden.

Ken de wensen van uw gebruikers

Het is belangrijk dat de applicatiebeheerder op de hoogte is van de wensen van de gebruikers. Een applicatiebeheerder kan bijvoorbeeld af en toe aanschuiven bij een werkoverleg. Voor grotere organisaties is het raadzaam om een gebruikersoverleg in te stellen. Daarin wordt elke afdeling vertegenwoordigd door een medewerker. In het gebruikersoverleg worden wensen met betrekking tot Decos besproken.

Naast het inventariseren van wensen, heeft de applicatiebeheerder als verantwoordelijkheid de gebruikers de mogelijkheid te geven vragen en problemen te melden. Dit kan op verschillende manieren: er zijn organisaties die alle vragen en problemen via systeembeheer laten melden, waarna ze doorgezet worden naar de applicatiebeheerder. Maar u kunt ook denken aan een e-mailadres voor alle vragen over Decos (decos@organisatie.nl). Een derde optie is gebruikers zelf een registratie te laten aanmaken in een speciaal daarvoor bestemd boek “vragen over Decos”. Dit werkt alleen bij organisaties die Decos Direct gebruiken. Met een daaraan gekoppelde workflow, krijgt de applicatiebeheerder direct een actie in zijn openstaande stukken. Dat is handig én zo maakt u inzichtelijk welke vragen nog openstaan en welke al afgehandeld zijn.

Voor welke werkwijze u ook kiest, het belangrijkste is dat de gebruikers de applicatiebeheerder weten te vinden en de drempel laag is om problemen en wensen te melden.

Ken de mogelijkheden van Decos

Daarnaast is het opleiden en trainen van gebruikers is een taak van de applicatiebeheerder. Dit betreft nieuwe medewerkers, die voor het eerst met Decos gaan werken, maar ook herhalingstrainingen voor alle gebruikers. Realiseert u zich, dat gebruikers hun wensen over de inrichting van Decos pas goed kunnen vormgeven als zij weten wat er mogelijk is. Zorg er daarom voor dat gebruikers uitleg krijgen over bestaande en nieuwe functionaliteit.

Niet alleen voor de gebruikers, maar zeker voor de applicatiebeheerder geldt dat deze op de hoogte moet zijn van de mogelijkheden die Decos biedt. Dit kan door het volgen van een training of het lezen van de nieuwsbrief, release notes en artikelen op deze website. Zorg ervoor dat er afspraken zijn over het installeren van nieuwe patches en versies. Wie is hiervoor verantwoordelijk? En wanneer worden ze geïnstalleerd?

De checklist applicatiebeheer

Bent u applicatiebeheerder, stel uzelf dan eens de vraag of u op dit moment voldoende tijd heeft om het applicatiebeheer goed uit te voeren. Zijn er zaken die u al een tijdje wilt oppakken, maar waar u maar niet aan toe komt? Is er een achtervang voor als u afwezig bent? Breng eventuele knelpunten in kaart, zodat ze opgepakt en opgelost kunnen worden.

Elke organisatie gebruikt Decos op een eigen manier. De een heeft weinig gebruikers, de ander veel. De een heeft kleine ambities, de ander grote. Het applicatiebeheer zal in de ene organisatie dan ook meer tijd en energie kosten dan in de andere. U kunt onze checklist applicatiebeheer doorlopen om te beoordelen wat er in uw organisatie speelt.