Managementinformatie op maat: overzichten maken in Decos

Veel organisaties hebben behoefte aan een samenvatting van de gegevens die in Decos opgeslagen zijn. Door middel van overzichten kunt u eenvoudig managementinformatie genereren. Voorwaarde is wel dat u de inrichting en het gebruik van Decos afstemt op uw wensen.

Het belang van overzichten

Als de gehele organisatie met Decos werkt en (vrijwel) iedereen toegang heeft om documenten in te zien en om zaken af te handelen, bevat Decos organisatiebrede informatie. Daardoor biedt Decos ook de mogelijkheid om organisatiebreed informatie te geven over bijvoorbeeld voortgang en aantallen.

Tegenwoordig haakt de inrichting en het gebruik van Decos steeds meer aan bij de verschillende processen in de organisatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het zaakgericht werken. Om goed te kunnen sturen op die processen, is informatie uit Decos zeer waardevol.

Voorbereiding: managementinformatie op maat

Maar wat is nu eigenlijk goede, bruikbare, managementinformatie? Het blijkt lastig om vooraf te bedenken welke informatie op termijn gewenst is. Tenslotte bepaalt de inrichting van Decos welke gegevens geregistreerd zullen worden. Vaak zijn er wat algemene ideeën, maar is het moeilijk om het exact te omschrijven.

Een aantal aandachtspunten:

Hoe concreter, hoe beter: weet wat u nodig heeft. Laat het management en/of bestuur zo concreet mogelijk benoemen wat het nodig heeft. Denk aan het aantal openstaande documenten per afdeling, de doorlooptijden van zaken of de te verlengen contracten. Hou waar mogelijk ook rekening met de wensen van verschillende managers of afdelingen.

Wees volledig: Registreer zorgvuldig en vul altijd zoveel mogelijk velden in. Het verplicht maken van velden is hierbij een hulpmiddel. Maar gebruik dit met mate: teveel verplichte velden kunnen ook irritatie bij gebruikers opwekken.

Beperk de opties: Vermijd veel vrije tekstvelden. Gebruik liever tabellen of kies voor een duidelijke structuur zoals een DSP of ZTC. Gebruikers worden zo gedwongen om vaste waardes te gebruiken. Dit maakt het mogelijk om gegevens achteraf te groeperen.

Overzichten maken in Decos

Wat betreft het maken van overzichten, zijn er grofweg twee mogelijkheden: Gebruikers kunnen door hun geselecteerde gegevens zelf in overzichten oproepen, en applicatiebeheerders kunnen overzichten instellen.

De eerste variant wordt veel gebruikt bij eenmalige of individuele zoekopdrachten. De gebruiker kan gegevens die in een overzicht opgeroepen zijn bekijken, printen of exporteren en verder in Excel bewerken.

De tweede variant, waarbij de applicatiebeheerder overzichten definieert, wordt veel gebruikt voor herhaalde zoekopdrachten. Bijvoorbeeld een wekelijks overzicht van alle openstaande zaken die binnen een week afgehandeld moeten zijn. Of een maandelijks overzicht van alle geregistreerde klachten. De applicatiebeheerder definieert de inhoud en opmaak van het overzicht, waardoor het daarna automatisch door Decos gegenereerd wordt. De gebruiker kan automatisch per e-mail op de hoogte worden gehouden van deze overzichten, of zelf een overzicht oproepen in Decos.