Project Elektronisch Dossier/Document (ED) bij TU Delft

Eind 2007 heeft het College van Bestuur (CvB) van de TU Delft opdracht gegeven de kwaliteit van zowel de digitale als de fysieke documentstroom te verbeteren. Voor de uitvoer van deze opdracht is het programma ‘Document  Management’ (DM) opgesteld. Het programma is tweeledig. Enerzijds richt het zich op het naleven van het besluit informatiebeheer dat in 1999 is vastgesteld door het CvB. Anderzijds is het programma gericht op de implementatie van het project ED1. Het project ED staat voor het digitaliseren van documenten binnen de TU Delft. De doelstelling van het project is “Het realiseren van een Document Management Systeem.”

Als software voor het Document Management Systeem is Decos aangeschaft. ‘ED’ is de invulling van regels, processen en procedures om documenten toegankelijk te maken binnen Decos. Hierna wordt de term ED gebruikt.

De invoering van ED raakt de gehele TU Delft (circa 5.000 fte en 25.000 studenten). Naast alle onderdelen van de Universiteitsdienst zijn alle faculteiten hierbij betrokken. De invoering van ED kan op verschillende manieren vorm krijgen.

In fase 1 wordt gestart met het centraliseren van de scanvoorziening ter ondersteuning van het inkomende postproces, het digitaliseren van de poststromen ‘post goes digital’ en conversie van het oude postregistratiesysteem naar ED en de reeds gestarte specials.

De TU Delft kiest tevens voor elektronische vastlegging van specifieke UD-processen zoals contracten, studentendossiers of vergaderstukken (de zogenaamde ‘specials’). Daarnaast kunnen organisatie onderdelen behoefte hebben aan vastlegging van andere processen.

Vanaf april 2008 is André Plat gestart als projectmanager ED /Teamleider Document Management bij de TU Delft. Vanaf januari 2009 is Diana Boonen werkzaam als projectleider ED. André en Diana vertellen over hun ervaringen bij de TU Delft.

Dit artikel is overgenomen uit KBenP nieuws. Lees het volledige artikel Project Elektronisch Dossier/Document bij TU Delft.