Prosco streeft naar minder papier met Decos

Prosco, gevestigd in het bruisende Scheepvaartkwartier van Rotterdam, is een full-service administratiekantoor voor het onderwijs. Zij verzorgt de administratie voor onderwijsinstellingen en denkt mee over de gewenste koers en vraagstukken die zich dagelijks voordoen. Klanten van Prosco zijn schoolbesturen met ruim 6100 personeelsleden. De administratieve organisatie heeft dagelijks te maken met enorme hoeveelheden inkomende en uitgaande stukken. Om efficiënter te gaan werken is besloten een document management systeem (DMS) aan te schaffen. “Door met een DMS te gaan werken kunnen we gemakkelijker onze documenten terugvinden. Daarnaast hoort het ook bij deze tijd om méér digitaal te gaan werken. Met Decos willen we de hoeveelheid papier in onze organisatie aanzienlijk terugdringen.” aldus Cok van Amstel, afdelingshoofd Shared Services.

Prosco is op zoek gegaan naar een applicatie die goed bij de organisatie past. Van Amstel: “Decos is flexibel in te richten en is web based. Maar wat de doorslag gaf was bij de keuze in diverse aanbieders was het goede gevoel dat we bij Decos hebben.” 

In eerste instantie zal Decos voornamelijk ingezet worden voor de digitalisering van de inkomende en uitgaande post. Vervolgens worden ook facilitaire- en klantcontracten in Decos opgenomen om zodoende effectief te kunnen beheren en de afloop van contracten tijdig te kunnen signaleren.

Hoewel de implementatie van Decos in eerste instantie met een groep medewerkers in het 3e kwartaal van start zal gaan, zijn er al volop plannen voor de nabije toekomst. Opslaan van digitale personeelsdossiers in Decos met een koppeling met het personeelsadministratiesysteem, waarbij documenten gecreëerd in het personeelsadministratiesysteem automatisch opgeslagen worden in Decos. Ook het gebruik van workflow in de processen staat op de digitaliseringsagenda. Hoe de nabije toekomst er precies uit komt te zien, is nog niet geheel bekend, maar dat het Prosco en haar 80 medewerkers voordelen gaat opleveren is duidelijk.

Wij zijn erg blij dat Prosco voor ons gekozen heeft”, stelt Marcel Stevens, Account Manager bij Decos Software Engineering BV. “De full-service administratiekantoren voor het onderwijs zijn een groeisegment binnen onze klantenportefeuille. Het is een goed teken dat steeds meer organisaties bij hun zoektocht naar een nieuw DMS bij ons terechtkomen. We merken dat dit vaak op basis is van positieve ervaringen van andere organisaties. De kennis die wij in al die jaren hebben opgebouwd biedt ons de mogelijkheid om organisaties goed te adviseren en te begeleiden bij het verbeteren van de efficiency.”