Decos D5 biedt alle functionaliteit om volgens de geldende wet- en regelgeving digitaal te archiveren. Decos zal echter niet uit zichzelf documenten opschonen of vernietigen: dit is immers gebonden aan de afspraken die een organisatie maakt over digitaal archiveren. Het is dus belangrijk om hier zelf goede afspraken over te maken en het digitaal archiveren op te nemen in uw archiefprocedures.

Het verbeteren van de dienstverlening vormt al jaren een speerpunt binnen het overheidsbeleid. Zo schrijft het Nederlands Uitvoeringsprogramma dienstverlening en eoverheid (NUP) voor, dat vanaf eind 2011 iedere Nederlandse gemeente moet beschikken over een Klant Contact Centrum (KCC). Hoewel er aan deze richtlijnen van het NUP geen sancties verbonden zijn, omarmen gemeenten het concept van één toegangspoort tot de overheid. De meeste gemeenten hebben inmiddels een KCC ingericht of zijn van plan dit op korte termijn te doen.

Hoeveel projecten zijn er in uw organisatie dit jaar opgestart om verder te digitaliseren? Is er voldoende onderlinge afstemming tussen de verschillende pro-jecten? Heeft u nog grip op alle ontwikkelingen? Dit artikel helpt u om alle ontwikkelingen in een breder kader te plaatsen. U vindt er ook diverse concrete voorbeelden. Zo kunt u evenwichtig groeien!

Digitaal werken kan processen in de gehele organisatie efficiënter maken en optimaliseren. Zo ook de Human Resources Management processen. Processen rond instroom, doorstroom en uitstroom bijvoorbeeld. Van werving en selectie tot beoordeling van medewerkers en administratieve werkzaamheden als het beheren van personeelsdossiers. In dit kader wordt vaak gesproken over e-HRM.

Bij archivering van informatie gaat het voor een groot deel om het duurzaam bewaren van bewijsmateriaal. Binnen deze bewijsfunctie heeft de ondertekening van documenten altijd een voorname rol gespeeld. Nu veel organisaties geleidelijk hun processen digitaliseren, ontstaat de vraag in hoeverre een conventionele handtekening nog een praktisch zinvolle rol kan spelen in een digitaal proces en in hoeverre een elektronische handtekening (als logisch alternatief) duurzaam archiveerbaar is.

De regelgeving rondom de digitale handtekening laat expliciet ruimte voor een brede toepassing waarbij verschillende technieken kunnen worden toegepast. Bij de overheid wordt vooral de zwaarste categorie als oplossing aangeboden, waarbij nog weinig organisaties daadwerkelijk de elektronische handtekening gebruiken. In de particuliere sector, vooral in de financiële hoek, elektronisch ondertekenen veel gebruikelijker.