Digitaal archiveren en archiefprocedures

Er komen steeds meer digitale documenten. In 2010 werden er wereldwijd maar liefst 294 miljard e-mailberichten per dag verstuurd. En dan hebben we het nog niet over talloze andere digitale documenten die gemaakt, verstuurd en ontvangen worden. Organisaties zouden hun digitale documenten net zo zorgvuldig moeten beheren als hun papieren documenten. Dat vraagt kennis van de wet- en regelgeving op dit gebied, maar ook van de  functionaliteit van de gebruikte systemen en back-up procedures.

Herkent u onderstaande situaties?

• Bij ons moeten alle belangrijke documenten uitgeprint worden om gearchiveerd te worden.
• Soms is het papieren dossier al vernietigd, maar staat het document digitaal nog wel in Decos.
• E-mails staan in mijn eigen mailbox, niet in Decos. Zo kan ik ze te allen tijde terugvinden.

Zorgvuldigheid: op papier én digitaal

Jarenlang zijn archiefmedewerkers getraind in het beheren van papieren documenten. De basisarchiefcode, selectielijsten en inventarissen zijn bekend. Er zijn organisatiebreed procedures opgesteld voor het archiveren van papieren documenten en deze worden keurig op tijd vernietigd of overgedragen.

Maar tegelijkertijd blijken in diverse systemen digitale documenten zoals e-mails onbeheerd achter te blijven: digitaal wordt er niet – of in mindere mate - aan waardering, selectie en vernietiging gedaan. De verantwoordelijkheid voor deze systemen ligt immers vaak bij de IT-afdeling, niet bij DIV/archiefbeheer. En zo blijven digitale documenten jarenlang onbeheerd in diverse systemen achter. Met het risico dat documenten te lang bewaard blijven of juist in de toekomst niet meer toegankelijk zijn door bijvoorbeeld de vervanging van systemen.

Kennis en afspraken over digitaal archiveren

De DIV- of archiefafdeling zou voldoende kennis moeten hebben van de systemen waarin documenten worden opgeslagen om te kunnen beoordelen of het archiefbeheer op de juiste wijze plaats vindt. En in samenwerking met de IT-afdeling moeten afspraken gemaakt worden over de wijze waarop het beheer wordt uitgevoerd.

Een goede stap is te beginnen met de documenten in Decos. In deze applicatie is de functionaliteit al aanwezig om volgens de heersende wet- en regelgeving digitaal te archiveren. Decos zal echter niet uit zichzelf documenten opschonen of vernietigen: dit is immers gebonden aan de afspraken die een organisatie maakt. Het is dus belangrijk om hier zelf goede afspraken over te maken en het digitaal archiveren op te nemen in uw archiefprocedures.

Wet- en regelgeving

Digitaal archiveren moet voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. De Archiefwet stelt bijvoorbeeld regels voor het beheer van archiefbescheiden bij overheidsorganisaties. In basis is de doelstelling achter deze regels gelijk, ongeacht de vorm van een document. Te denken valt dan aan de toegankelijkheid, ordening en goede staat van archiefmateriaal. Voor zowel traditionele papieren documenten als voor moderne digitale documenten geldt, dat zij op een goede wijze beheerd moeten worden. Digitale documenten stellen echter andere eisen aan de wijze waarop dit gedaan wordt.

Meer weten over digitaal archiveren in Decos

Wilt u meer weten hoe u volgens wet- en regelgeving digitaal archiveert in Decos? Volg dan de workshop Digitaal archiveren in Decos. Hierin krijgt u eerst een uitleg over de juridische aspecten van het digitaal archiveren. Daarna komen concrete functionaliteiten voor het digitaal archiveren van documenten in Decos aan bod. Onderwerpen tijdens de workshop zijn: digitale ordening, waardering en selectie en het vernietigen van digitale archiefbestanden. Er is ook voldoende ruimte voor het stellen van specifieke vragen.