DSP vs. ZTC: wat is de beste basis voor zaakgewijs werken?

In de afgelopen jaren is het Documentair Structuurplan (DSP) door veel organisaties ingezet als basis voor documentaire informatievoorziening en als ordeningsstructuur voor digitale en papieren archieven. Met de introductie van de GEMMA Zaaktypencatalogus (ZTC) ontstaan vragen over nut en noodzaak van het DSP. Daarnaast vraagt men zich af waar de verschillen precies liggen. Hoewel Decos leverancier is van een DMS/RMA en zaaksysteem en zeker geen leverancier is van een DSP of een ZTC, is de integratie van een DSP in het DMS/RMA en de integratie van een ZTC in het zaaksysteem essentieel om meerwaarde uit deze producten te halen.

 

Het Documentair Structuurplan (DSP)

Theorie: Het documentair structuurplan is een begrip uit het archiefrecht. In de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden 2002 wordt aan overheidsorganen voorgeschreven om te beschikken over een ‘actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht’ van de archiefbescheiden, de bestanden waarin deze bewaard worden en de verblijfplaats van de archiefbescheiden. Met andere woorden: het overheidsorgaan moet kunnen aangeven welke archiefbescheiden het heeft, waar deze zijn en hoe deze kunnen worden geraadpleegd. Om bruikbaar te zijn moet dit overzicht uiteraard op een bepaalde manier geordend zijn: in de meeste gevallen gaat het immers om vele duizenden archiefbescheiden. De Regeling stelt dat dit overzicht geordend moet zijn volgens het ‘geldende documentair structuurplan’. Een DSP zelf is niet verplicht, maar het beschikken over een compleet overzicht van archiefbescheiden wel.

 

Een DSP is vanuit het archiefrecht bedoeld als een ordeningssystematiek voor het archief, zowel voor digitale als andere archiefbescheiden. De definitie van een DSP is complex: ‘een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt’. Het ‘plan’ is met name een ordeningsplan.

Praktijk: In de afgelopen jaren heeft het DSP zich ontwikkeld tot een veel bredere toepassing dan in het archiefrecht is voorgeschreven. Naast gegevens over ordening en toegang bieden de DSP’s die in de markt worden aangeboden ook gegevens over de uitvoering van werkprocessen (zoals verantwoordelijkheden, termijnen e.d.). Het DSP is uitgegroeid tot een centrale registratie van procesgegevens, de informatie die binnen die processen wordt gebruikt en beheerd en de applicaties waarmee die informatie wordt bewerkt.

 

De Zaaktypencatalogus (ZTC)

Het begrip zaaktypencatalogus is verbonden met zaakgericht werken. Bij steeds meer overheidsorganisaties wordt de informatievoorziening ‘zaakgericht’ ingericht. De gedachte daarbij is dat informatie over een bepaalde zaak wordt gebundeld in een zaakdossier dat afdelingsoverkoepelend wordt gevolgd en bewaakt. Deze zaakdossiers worden in een centraal zaaksysteem beheerd waardoor alle betrokkenen over dezelfde actuele informatie beschikken. Het zaaksysteem is de basis voor de behandeling, maar ook de basis voor de informatievoorziening aan de burger (via MijnOverheid.nl).

 

 

De zaaktypencatalogus is de centrale lijst met verschillende soorten zaken die in het zaaksysteem kunnen voorkomen en is de basis voor de inrichting van het zaaksysteem. Voor iedere zaak die in het systeem wordt aangemaakt, is door de keuze voor een bepaald zaaktype bekend om wat voor soort zaak het gaat. Hierdoor kunnen bij het zaakdossier allerlei basisgegevens automatisch worden vastgelegd: gegevens over archivering, maar vooral ook over verantwoordelijkheden en behandeling zoals de geldende behandel- en bezwaartermijnen. Het biedt een aantal voordelen om zoveel mogelijk generieke gegevens in de ZTC op te nemen. De registratietijd van zaken wordt verkort omdat basisgegevens reeds bekend zijn. Deze gegevens worden automatisch aangevuld en hierdoor worden onnodige fouten vermeden. Daarnaast hoeft de burger in een e-formulier minder in te vullen. Ook biedt deze werkwijze de mogelijkheid om vooraf, op het moment van registratie, gegevens over doorlooptijd en verantwoordelijkheden vast te leggen waardoor de zaak gedurende de gehele behandeling eenvoudig kan worden gevolgd.

 

De ZTC komt voort uit het perspectief van dienstverlening, waarbij een zaak centraal staat. Een zaak is een afgebakende hoeveelheid werk met een bepaalde aanleiding en een bepaald resultaat. De mogelijke resultaten, die een zaak kan hebben, liggen in de ZTC vast. Dit zijn de resultaten die aan de burger worden gecommuniceerd: het resultaat van een aanvraag voor een vergunning kan bijvoorbeeld zijn dat de vergunning is verleend, geweigerd of niet nodig was.

 

De verschillen DSP en ZTC

Het DSP komt voort uit het archiefrecht en is gericht op processen. De ZTC komt voort uit de dienstverlening en is gericht op zaaktypen: processen waarvan de doorlooptijd bewaakt moet worden en die een documentaire neerslag hebben. Het DSP is omvangrijker dan de ZTC en kan o.a. de ZTC omvatten. In de toelichting bij de GEMMA ZTC wordt dan ook gesteld dat de ZTC de basis vormt voor het DSP: de zaaktypencatalogus kan als uitgangspunt gebruikt worden bij het ontwerpen van een DSP. De verwachting is dat de huidige DSP’s die in de markt worden aangeboden de GEMMA ZTC gaan opnemen in hun producten.

 

Het DSP is niet alleen omvangrijker in die zin dat het meer processen bevat, maar het is ook omvangrijker in de metagegevens die bij de processen (c.q. zaaktypen) worden aangeboden. De ‘basislijst’ die de GEMMA ZTC biedt, bevat alleen de mogelijke resultaten van een zaaktype en het archiveringsregime bij ieder resultaat (de waardering en de eventuele bewaartermijn). Het DSP bevat daarnaast ook gegevens over de locatie van archiefbescheiden en de applicaties die nodig zijn voor de toegang van (digitale) bescheiden. In de commercieel aangeboden DSP’s zijn deze gegevens verder aangevuld met gegevens over bijvoorbeeld de behandeling van het proces, over de verantwoordelijken, over publicatie en vertrouwelijkheid, en de wettelijke grondslag op basis waarvan het proces wordt uitgevoerd.

 

Conclusie

De ZTC zou gezien kunnen worden als een nieuwe en minder omvangrijke vorm van DSP, ontstaan uit een ander gezichtspunt. Aangezien de verschillende producten in de markt naar verwachting zullen samenvloeien, zal het niet nodig zijn om ‘over te stappen’ op een ZTC. Als uw organisatie zaakgericht gaat werken heeft u een zaaktypencatalogus nodig, waarbij u kunt kiezen voor een commercieel DSP of voor de basislijst van GEMMA die u naar eigen inzicht kunt aanvullen. Bij die keuze is bepalend hoeveel gegevens als basisgegevens voorgedefinieerd moeten worden bij de registratie van zaken.

 

Decos biedt als zaaksysteem vergaande integraties met alle commercieel aangeboden DSP’s en met de GEMMA ZTC. Voor meer informatie over de mogelijkheden van de integratie van een ZTC in Decos kunt u contact opnemen met een van onze medewerkers via 071 – 364 07 00 of stuurt u een e-mail naar

info@decos.nl