e-HRM: effectiever werken met digitale personeelsdossiers

Digitaal werken kan processen in de gehele organisatie efficiënter maken en optimaliseren. Zo ook de Human Resources Management processen. Processen rond instroom, doorstroom en uitstroom bijvoorbeeld. Van werving en selectie tot beoordeling van medewerkers en administratieve werkzaamheden als het beheren van personeelsdossiers. In dit kader wordt vaak gesproken over e-HRM.

Wat is e-HRM?

Er zijn verschillende definities van e-HRM of electronic human resource management. Een gangbare definitie is: “Alle op internettechnologie gebaseerde hulpmiddelen die het Human Resources Management en personeelszaken (P&O) ondersteunen”. Het begrip internettechnologie omvat gebruik van internet, intranet of extranet. E-HRM biedt organisaties nieuwe mogelijkheden, zoals zelfbediening door medewerkers. Gerelateerde termen in dit verband zijn MSS (Management Self Service) en ESS (Employee Self Service). Denk bijvoorbeeld aan het proces van verlofaanvragen: de medewerker vraagt digitaal een vrije dag aan en deze wordt digitaal geaccordeerd door zijn/haar leidinggevende. Met behulp van een online vacaturebank kan het proces van werving en selectie worden ondersteund. Ook competentie-ontwikkeling kan onderdeel van e-HRM zijn, als gebruik wordt gemaakt van e-learning. Er zijn kortom talloze mogelijkheden. In dit artikel kijken we vooral naar digitale personeelsdossiers.

Digitale personeelsdossiers

Een van de mogelijkheden is het bijhouden van digitale personeelsdossiers. De voordelen hiervan zijn werkplekonafhankelijke en 24/7 toegang tot de informatie, maar ook eenmalige opslag van documenten en versiebeheer. Een digitaal personeelsdossier maakt het ook mogelijk om gelijktijdig dezelfde documenten in te zien of aan een dossier te werken. Vraagstukken rond het inrichten van een digitaal personeelsdossier kunnen zijn:
I. Gaan we de huidige papieren dossiers digitaliseren (backlog scanning) of starten we
met een ‘leeg’ digitaal dossier?
II. Welke autorisatiestructuur kiezen we? Krijgt elke medewerker direct toegang tot zijn eigen
dossier, of beperken we dit in eerste instantie tot P&O en leidinggevenden?
III. Wat zijn de archiefregels? Wat wil de belastingdienst, de accountant, …?

Download hier het volledige artikel: e-HRM: effectiever werken met digitale personeelsdossiers