De laatste tien jaar zijn internationaal diverse normen ontwikkeld waarin functionele eisen voor Record Management Applicaties (RMA) zijn vastgelegd, zoals DoD, MOREQ en ReMANO.

Deze normen kunnen worden gebruikt als basis voor een pakket van eisen of als middel om produkten onderling te vergelijken. Daarnaast worden deze normen als basis gebruikt voor een onafhankelijke auditing en certificering van programmatuur. In Nederland is sinds juni 2008 de NEN 2082 de geldende norm. Wat is de waarde van deze nieuwe norm en hoe verhoud hij zicht tot andere normen.

Internationale normen

De basis van alle normen op het gebied van records management is de DoD Directive 5015.2. Deze norm, kortweg DoD, is in 1997 uitgegeven door het Amerikaanse Department of Defense en was de eerste in zijn soort. Mede hierdoor is de DoD uitgegroeid tot een internationale standaard.
In 2001 werd door een onderdeel van de Europese Commissie het europese equivalent uitgebracht: de Model Requirements (MoREQ). Deze norm is gericht op zowel de overheid als de private sector.

Tot aan 2001 bestond er geen specifieke Nederlandse norm voor functionaliteit van recordmanagement software. De Amerikaanse DoD 5015.2, internationaal inmiddels de meest belangrijke norm, werd daarom in vertaalde vorm als ‘voorlopig uitgangspunt’ gebruikt in Nederland.

Inmiddels zijn van de verschillende normen nieuwe versies uitgebracht. De DoD bracht revisies uit in 2002 en 2007 en van MOREQ verscheen in 2008 een herziene versie: MoREQ2.

ReMANO 2004

In 2001 lekte een eerste concept uit van een Nederlandse norm die door de Archiefschool werd ontwikkeld. Deze onofficiële norm droeg de werknaam ReMANO en kreeg snel een groot draagvlak. Er bleek veel vraag naar een specifieke Nederlandse norm waarin de relevante eisen uit DoD 5015.2 en MoREQ werden gecombineerd. Hierbij is grondig onderzocht welke eisen overgenomen konden worden voor de Nederlandse markt en waar de Nederlandse regelgeving andere en aanvullende eisen stelt.

Met het uitbrengen van de definitieve versie van ReMANO in 2004 was er een specifiek voor de Nederlandse situatie geschreven alternatief, waardoor DoD 5015.2 in Nederland niet meer leidend was. De Stichting Certificatie ReMANO werd verantwoordelijk voor de certificering van applicaties voor ReMANO 2004. In 2004 was Decos Document de eerste applicatie die ReMANO gecertificeerd was.

NEN 2082

Sinds juni 2008 is ReMANO vervangen en is NEN 2082 de geldende norm.
De NEN 2082 is ontwikkeld door het Nederlands Normalisatie Instituut (NEN) en is sterk gebaseerd op ReMANO. De norm beschrijft de functionele eisen om het informatie- en archiefmanagement, gebaseerd op NEN-ISO 15489, met software te ondersteunen. De norm heeft dus een sterke relatie met de processen die in de NEN-ISO 15489 worden beschreven. De norm bevat 155 eisen en wensen in acht categorieën van functionaliteit.
Anders dan ReMANO gaat het uitsluitend om RMA functies waaronder opname, classificatie, beheer en volgen, ter beschikking stelling, selectie en verwijdering (waaronder overbrenging en export) en audit-trail. De norm schrijft ook eisen voor met betrekking tot workflow, rapportages en bewaring van elektronisch ondertekende stukken.De certificering voor NEN 2082 is in handen van het European Certification Bureau Nederland (ECB).
Decos D5 is in september 2008 grondig getoetst en voldoet aan alle eisen en wensen uit de norm. Decos D5 was daarmee de eerste applicatie die NEN 2082 gecertificeerd was.