Onderzoek naar zaaksystemen

Het zaakgericht werken is een belangrijke ontwikkeling, zowel binnen de overheidssector als daarbuiten. Steeds meer overheidsinstellingen implementeren een zaaksysteem om de kwaliteit van de dienstverlening aan burgers te verbeteren en de transparantie bij de afhandeling van een zaak te vergroten. Om meer inzicht te krijgen in het aanbod en de functionaliteiten van een zaaksysteem heeft M&I/Argitek de op de markt beschikbare zaaksystemen op tien deelgebieden met elkaar vergeleken.

 

Het onderzoek        

Het vergelijkende onderzoek naar gemeentelijke zaaksystemen is in de zomer van 2009 onder leiding van Wouter Keller uitgevoerd. De zaaksystemen zijn beoordeeld op basis van de volgende criteria: zaakbehandeling, Zaaktypecatalogus (ZTC) beheer, zaaksysteem postintake en Klant Contact Systeem (KCS), zaaksysteem usability en eenvoud, webintake en Content Management Systeem (CMS), DMS incl. RMA en NEN-2082, Broker, magazijnen/geo en basisregistraties, technische architectuur, klanten/proceskennis en kosten/Total Cost of Ownership (TCO).

 

Voor het onderzoek zijn door M&I Argitek 140 potentiële leveranciers van zaaksystemen benaderd voor deelname. Uiteindelijk hebben 35 leveranciers daadwerkelijk meegewerkt aan het onderzoek. Op basis van twee RFI’s (request for information) zijn de 16 beste zaaksystemen geselecteerd. Op basis van een interview-/demosessie is vervolgens een Top 10 van zaaksystemen vastgesteld, waarbij het ontbreken van enkele bekende namen opvalt.

 

De resultaten

Applicatie / Leverancier	Brein	Centric	Circle	Decos	Differs	Kodision	Logica GovUnited	Océ	PView	Pink
1. Zaakbehandeling	V	+	V	+	V	+	+	+	+	V
2. ZTC beheer	V	V	V	+	V	+	+	V	V	V
3. ZS: postintake en KCS	V	+	V	+	V	V	+	V	V	V
4. ZS: usability en eenvoud	V	V	V	V	+	+	V	+	V	V
5. Webintake en CMS	V	V	+	V	-	+	V	-	V	V
6. DMS/RMA, NEN 2082	V	V	+	+	V	V	V	V	V	V
7. Broker, magazijn en basisreg.	V	+	V	V	-	V	+	-	V	+
8. Technische architectuur	+	+	-	+	V	+	+	V	V	V
9. Klanten, proceskennis	+	+	+	V	V	+	V	-	V	+
10. Kosten/TCO	+	-	+	V	+	V	-	+	-	-

Onderzoeksresultaten marktverkenning zaaksystemen

Decos D5 Zaaksysteem

Uit het onderzoek komt het Decos D5 Zaaksysteem naar voren als het beste geïntegreerde zaaksysteem met eigen NEN 2082 gecertificeerd DMS/RMA. De onderzoekers hebben duidelijke voorkeur uitgesproken voor een zaaksysteem en DMS/RMA van dezelfde leverancier.

 

Decos D5 heeft op alle tien onderzochte deelgebieden goed gescoord. Op vijf deelgebieden is het Decos Zaaksysteem zelfs uitzonderlijk goed beoordeeld, namelijk op ‘zaakbehandeling’, ‘ZTC beheer’, ‘zaaksysteem postintake en Klant Contact systeem’ en ‘technische architectuur’  en ‘DMS incl. RMA en NEN 2082’.

 

De volgende (sub)criteria zijn door de onderzoekers specifiek benoemd als sterke punten van het Decos zaaksysteem:

-       Krachtige zaakbehandeling, postintake/KCS, ZTC beheer

-       ZTC+ volledig configurabel (via XML import, nog geen UI)

-       Incl. checklists, documenttypen, kenmerken per ZT/status etc.

-       Geïntegreerd DMS/RMA met NEN 2082, incl. implementatie instructie

-       Volledig webbased ZS/DMS, sitelicentie inw./jr., SaaS

     

Over M&I/Argitek

M&I/Argitek is een onafhankelijk, strategisch adviesbureau op het gebied van de e-overheid en e-business architectuur. Het uitvoeren van software-evaluaties is een expertise van M&I/Argitek.

Neem voor de volledige resultaten van het onderzoek contact op met Argitek (www.argitek.nl) of bezoek het seminar ‘Midoffice 2.0 en zaakgericht werken’ op 15 december (www.kellerseminars.nl).

 

Neem voor meer informatie over de resultaten van het onderzoek naar zaaksystemen contact op met Decos via 071-364 07 00 of stuur een e-mail naar info@decos.nl.