Ontwikkeling van informatiemanagement vraagt om evenwichtige groei

Hoeveel projecten zijn er in uw organisatie dit jaar opgestart om verder te digitaliseren? Is er voldoende onderlinge afstemming tussen de verschillende pro-jecten? Heeft u nog grip op alle ontwikkelingen? Dit artikel helpt u om alle ontwikkelingen in een breder kader te plaatsen. U vindt er ook diverse concrete voorbeelden. Zo kunt u evenwichtig groeien!

Vanuit de landelijke overheid zijn allerlei initiatieven gestart met als doel de burger zo goed mogelijk via alle kanalen van dienst te kunnen zijn. Als lokale overheid zult u deze initiatieven uitvoeren. Hoewel sommige gemeenten hierin al meer stappen hebben gezet dan andere, spelen bij elke organisatie toch steeds dezelfde vragen: waar staan we? Waar gaan we precies heen? En vooral: hoe komen we daar?
Om alle ontwikkelingen bij te kunnen houden, wor-den in elke organisatie ieder jaar diverse projecten rondom informatiemanagement opgestart. De ene keer is het een typisch IT-project, zoals het ontwer-pen van een koppeling tussen twee applicaties of het opzetten van een IT-architectuur met een MidOffice. De andere keer is de afdeling DIV de trekker van een project: als zaakgericht werken wordt ingevoerd of substitutie wordt aangevraagd zodat het digitale ar-chief leidend kan worden. En wat te denken van pro-jecten zoals het gebruik van e-formulieren, het inrich-ten van een klantcontactcentrum of het beschikbaar stellen van statusinformatie op de website. De lijst met mogelijke projecten is eindeloos.

Samenhang vraagt integrale benadering

Vaak blijkt in de praktijk dat de diverse projecten onderling samenhangen. Want voor de koppeling tussen het DMS en de vergunningenapplicatie blijkt het zaakgericht werken een voorwaarde. En wat ge-beurt er met de e-formulieren die de organisatie ont-vangt? Worden deze geheel digitaal via een workflow afgehandeld? Of toch nog uitgeprint en verspreid via de postbakjes van medewerkers? Informatiemana-gement blijkt afdelingsoverstijgend te zijn en boven-dien betrekking te hebben op meerdere disciplines. Het is duidelijk dat de ene ontwikkeling niet kan plaatsvinden zonder de andere.

Hoe kunt u ervoor zorgen dat u het hoofd boven water houdt in deze ontwikkelingen en er op verant-woorde wijze in mee gaat? In hoofdlijnen kunnen we 3 categorieën in het informatiemanagement (of Enterprise Content Management ECM) onderscheiden. Door projecten te formuleren en monitoren aan de hand van deze categorieën zorgt u ervoor dat u maximale grip behoudt en altijd een evenwichtig groeipad doorloopt:

1) Organisatie (Enterprise)
2) Informatie (Content)
3) Proces (Management)

Binnen elk van deze categorieën kunnen de ontwik-kelingen beschreven worden. De groei vindt plaats richting digitalisering en het delen en integreren van informatie binnen de organisatie en (uiteindelijk) met ketenpartners en de burger. Om in balans te blijven, zullen in elke categorie stappen gezet moeten worden. Behalve een globale uitleg per categorie vindt u hieronder ook enkele voorbeelden van de onderlinge samenhang tussen de categorieën.

Hier kunt u het volledige artikel downloaden: Ontwikkeling van informatiemanagement vraagt om evenwichtige groei