Papierloos vergaderen

Er wordt heel wat vergaderd in Nederland en het is niet uitzonderlijk als iedere deelnemer met een dik pak papier de vergadering betreedt. Door alle vergaderstukken digitaal te beheren en beschikbaar te stellen via bijvoorbeeld de iPad, kan er behoorlijk wat papier bespaard worden. Naast de besparing op papier-, print- en verzendkosten, levert het ook efficiencywinst doordat zowel het secretariaat als deelnemers aan de vergaderingen veel efficiënter kunnen werken aan de voorbereidingen.

Digitale vergaderdossiers

Door vergaderdossiers digitaal in Decos te beheren kunt u de administratieve lasten rond vergaderingen sterk verminderen. Alle stukken m.b.t. een vergadering, zoals voorstellen, agenda’s, besluitenlijsten en notulen worden op overzichtelijke wijze samengebracht. Zo heeft Papierloos vergaderen u alle relevante informatie bij elkaar en zijn deze stukken altijd en overal beschikbaar. U kunt ieder stuk aan meerdere vergaderingen of een project koppelen, waardoor ieder stuk maar één keer wordt opgeslagen en er nooit meerdere versies van een stuk circuleren.

Per vergadering voegt u eenvoudig een agenda of besluitenlijst samen op basis van geregistreerde agendapunten. Met behulp van sjablonen zorgt u ervoor dat deze documenten altijd dezelfde vormgeving en opmaak hebben. Ook kunt u gebruik maken van automatische (e-mail)overzichten, waarbij de deelnemers de agenda voor de komende vergadering per e-mail aangeleverd krijgen.
Wilt u na de vergadering notulen verspreiden, dan kan dat. Met één druk op de knop plaatst Decos de besluiten/notulen die per agendapunt zijn ingevoerd, bij elkaar in een duidelijk overzicht dat klaar is om per e-mail te verzenden.

Decos op de iPad en andere tablets

De visie van Decos is dat informatie altijd en overal beschikbaar moet zijn, ongeacht de gebruikte hardware. Dus ook op de snel populair geworden iPad en andere tablets. Tablets bieden een aantal voordelen ten opzichte van een reguliere laptop of pc, waardoor papierloos vergaderen steeds aantrekkelijker wordt. Ten eerste is een tablet veel handzamer, waardoor u deze makkelijker meeneemt. Daarnaast kan op een tablet ingezoomd worden op bepaalde delen van het scherm. Dit kan heel goed gebruikt worden als u bepaalde delen van Decos prominenter op het scherm wilt hebben. Een ander handigheidje van een tablet is de mogelijkheid om het scherm een kwart slag te draaien waardoor ook de informatie meedraait. Hiermee kunt u bijvoorbeeld een geopend bestand staand of liggend bekijken.

De grote kracht van tablets ligt in het visualiseren van informatie, en hierdoor is het een fraaie en nuttige tool om gegevens te bekijken op welke locatie dan ook. Het brengt papierloos werken op een prettige manier dichterbij. Bijvoorbeeld om papierloos te vergaderen, waarbij het belangrijk is de juiste versie van een document te gebruiken en erg te kunnen zoeken naar een bepaalde passage in een groot aantal vergaderstukken.