DSP / ZTC integratie

Decos biedt uitstekende integraties met de leidende DSP’s en de GEMMA ZTC. Een Documentair Structuurplan of Zaaktypencatalogus vormt de basis voor een zaakgerichte werkwijze.

Integratie Documentair Structuurplan

Overheidsorganisaties behoren over een documentair structuurplan (DSP) te beschikken. Een plan waarin is vastgelegd hoe de toegankelijkheid van archiefstukken is georganiseerd en hoe deze zijn ingedeeld en gerangschikt. Dankzij initiatieven van Doxis, Split~Vision en het model DSP van VHIC/SDU beschikken de meeste overheidsorganisaties inmiddels over een DSP.

De volgende stap is om de structuur van het documentair structuurplan over te nemen in het document management systeem. Daarvoor biedt Decos koppelingen met alle aanbieders in de markt, dus zowel met het model DSP van VHIC/SDU als het  product van Split~Vision. Bij deze integratie worden de werkprocessen ingelezen in Decos. Hiermee vormt het DSP de basis voor een zaakgerichte werkwijze. Decos heeft de ondersteuning van het DSP binnen Decos uitgebreid. Hierdoor is het mogelijk is om alle informatie uit het DSP  over te nemen in Decos, zonder dat dit ten koste gaat van de overzichtelijkheid.

De EGEM Zaaktypencatalogus

Inmiddels is er door een EGEM werkgroep een standaard Zaaktypencatalogus (ZTC) ontwikkeld. Deze zaaktypencatalogus bestaat uit een lijst van zaaktypen met metadata en heeft daarmee grote overlap met de werkprocessen in het Documentair Structuurplan. De zaaktypencatalogus biedt een voor alle gemeenten beschikbare standaard om binnen het midoffice of zaaksysteem het zaakgericht werken vorm te geven. De EGEM Zaaktypencatalogus zal geïntegreerd worden in de aangeboden DSP’s, waardoor u automatisch ook binnen Decos de beschikking heeft over de zaaktypencatalogus. De ZTC kan echter ook rechtstreeks ingelezen worden in Decos. Lees meer over de verschillen en overeenkomsten in het artikel DSP versus ZTC.

Zaakdossiers in Decos

Bij het aanmaken van een nieuwe zaak binnen Decos kan eenvoudig het juiste werkproces geselecteerd worden. Hierdoor worden alle gegevens die bij het betreffende proces/zaaktype horen automatisch overgenomen bij de zaak. Bij het toevoegen van een document aan een zaak wordt ook automatisch alle metadata overgenomen. Dit scheelt veel invoerwerk en voorkomt fouten. Deze werkwijze leidt tot actuele en complete zaakdossiers die alle documenten omvatten die tijdens het werkproces worden aangemaakt. Tevens vormt het zaakdossier de basis voor het uitzetten van de workflow.

Voordelen van de DSP integratie in Decos

• Actuele digitale zaakdossiers;
• direct toegang tot de inhoud;
• voortgang en status van het zaakdossier;
• centraal beheerde zaakdossiers / betere samenwerking;
• inzage in werkprocessen;
• snelle, eenduidige antwoorden richting burgers;
• betere mogelijkheden om kwaliteit te monitoren.

Vraag hier meer informatie aan over zaakgericht werken en de DSP/ZTC integratie.