E-mailarchivering

E-mail ingezet wordt steeds meer ingezet voor formele communicatie. Er dient daarom zorgvuldig omgegaan te worden met deze ‘digitale post’. E-mailapplicaties zijn echter niet goed in staat om e-mails op een verantwoorde en duurzame manier op te slaan en centraal te archiveren. Met e-mailarchivering van Decos kunt u uw e-mail inclusief attachments eenvoudig archiveren en creëert u complete dossiers.

E-mailarchivering met Decos: eenvoudig en veilig

Met Decos D5 is het mogelijk om zowel inkomende als uitgaande e-mailberichten automatisch te laten registreren, waarna deze ook digitaal gearchiveerd kunnen worden. E-mails worden gegroepeerd in een map per e-mailadres, waarbij het onderwerp, de adresvelden en de tekst automatisch in de registratie worden opgenomen. Bijlagen bij de e-mails worden als apart bestand opgeslagen en zijn vanuit Decos te openen als “alleen lezen” bestanden.

Decos D5 is NEN 2082-gecertificeerd (de norm voor informatie- en archiefmanagementsoftware) Hierdoor bent u ervan verzekerd dat u al uw informatie, inclusief e-mail, veilig en volgens wettelijke bepalingen kunt archiveren. 

Integratie met e-mailprogramma’s

Als onderdeel van Decos Direct, de Office integratie van Decos, is er een koppeling met bekende e-mailprogramma’s zoals Outlook en Groupwise en Lotus Notes. Met behulp van een extra knop is het mogelijk om rechtstreeks items vanuit het e-mailprogramma op te slaan in Decos. Dit geldt behalve voor e-mail ook voor afspraken en contactpersonen. Gegevens als 'onderwerp' en 'afzender' kunnen automatisch worden overgenomen. Iedere medewerker kan hierdoor eenvoudig e-mails toevoegen aan digitale dossiers binnen Decos. Belangrijke e-mails zijn daarmee voor iedere (geautoriseerde) medewerker beschikbaar en uw gegevens zijn op goed geordende wijze gearchiveerd. 

Voordelen e-mailarchivering met Decos

• Centrale opslag belangrijke e-mail;
• e-mailarchivering integraal onderdeel van dossiervorming;
• mailserver wordt ontlast; 
• medewerkers kunnen zelf relevante e-mails opslaan en archiveren ;
• bewaren van e-mails in authentieke staat;
• behoud van functionaliteit van e-mails;
• veilige archivering e-mail volgens wettelijke bepalingen.

Vraag hier meer informatie aan over e-mailarchivering met Decos.