Het zaaksysteem is de spil in de gemeentelijke midoffice en heeft een relatie met diverse andere componenten uit de front- en midoffice. Het zaaksysteem is leidend in het registreren, beheren en behandelen van zaken. Het ondersteunt het (dienstverlenings)proces en verzorgt de dossieropbouw ervan. Onafhankelijk onderzoek heeft Decos D5 aangewezen als het beste geïntegreerde zaaksysteem met eigen NEN 2082 gecertificeerd DMS/RMA.

Decos D5 Zaaksysteem

Decos biedt een zeer compleet zaaksysteem waarmee u organisatiebreed zaakgericht werken optimaal ondersteunt. Het DMS/RMA, gegevensmagazijn, zakenmagazijn, zaakafhandeling, CRM, scannen, documentcreatie en de integratie met een DSP of ZTC zijn allen integraal onderdeel van het Decos zaaksysteem.

Voor een goed werkend midoffice is gestructureerde uitwisseling van informatie met de front- en backoffice essentieel. Via de Decos Service Bus (DSB) worden andere applicaties op basis van erkende (en zoveel mogelijk open) standaarden aan het zaaksysteem of aan elkaar gekoppeld. Met ruim 100 beschikbare koppelingen heeft Decos een ruime ervaring met vele verschillende uitwisselingstechnieken en gegevensformaten.

Zaakgericht werken

Een goed zaaksysteem functioneert onder andere als zakenmagazijn, waardoor het mogelijk is om burgers, c.q. bedrijven, via de website inzicht te geven in de status van afhandeling van een zaak. In het zakenmagazijn wordt alle basisinformatie met betrekking tot de lopende zaken opgeslagen en ontsloten en wordt de status ervan bijgehouden. Hierdoor is actuele informatie beschikbaar over de status van alle zaken, inclusief aantallen aanvragen per product, doorlooptijden en afhandelingstermijnen.

In het Decos Zakenmagazijn kunt u eenvoudig gebruik maken van standaardgegevens bij zaken, door uit de zaaktypencatalogus (ZTC) of het DSP het juiste zaaktype te selecteren. Alle gegevens die centraal bij het zaaktype zijn vastgelegd worden automatisch ingevuld. Per zaak ontstaat hierdoor een zaakdossier met een uniek zaaknummer en alle relevante metadata. Zowel het aanmaken van het zaakdossier als het starten van de bijbehorende workflow kan in het Decos zaaksysteem automatisch plaatsvinden op basis van bijvoorbeeld een aanvraag via de website. Andersom kan de statusinformatie van de lopende zaken via de frontoffice beschikbaar gesteld worden aan de burger. Zowel de GEMMA ZTC en ieder DSP kunnen ingelezen worden in het Decos Zaaksysteem en vormen daarmee de basis voor een zaakgerichte werkwijze.

Zaaksysteem met geïntegreerd document en record management

Binnen het zaaksysteem is het DMS/RMA een erg belangrijk component. Hierin worden alle documenten die onderdeel uitmaken van de zaken opgeslagen, beheerd en gearchiveerd. Doordat het Zakenmagazijn en het DMS beide componenten van hetzelfde systeem zijn, sluiten zij naadloos op elkaar aan. Waar in het zakenmagazijn de transacties worden opgeslagen, kunnen in het document management gedeelte de bijbehorende documenten worden opgeslagen.

Lees ook Decos als zaaksysteem bij Weert.

Vraag hier meer informatie aan over het Decos Zaaksysteem.