Zaakgericht werken

Een zaakgerichte werkwijze zorgt voor een efficiënte interne bedrijfsvoering waarmee u de basis legt voor een goede digitale dienstverlening. Doordat de zaak centraal gesteld wordt is er beter inzicht in het proces en kan de voortgang beter worden teruggekoppeld aan burgers en bedrijven.

De zaak centraal

Het uitgangspunt van zaakgericht werken (of procesgericht) is dat niet het document, maar de zaak centraal staat. Door de zaak te volgen wordt het gevolgde proces beter inzichtelijk en kan inhoudelijke informatie over voortgang terug gekoppeld worden aan de burger of het bedrijf.

Zaakgericht werken in Decos

Om zaakgericht te kunnen werken is er een procesinventarisatie nodig die als basis gebruikt kan worden voor de zaaktypen. Diverse leveranciers bieden hier, als onderdeel van een documentair structuurplan (DSP), een standaardmodel voor aan. Zowel de GEMMA ZTC als ieder DSP kan ingelezen worden in het Decos Zaaksysteem. Dit vormt hiermee de basis voor een zaakgerichte werkwijze. Decos biedt een standaard DSP/ZTC integratie.

De processen worden met alle bijbehorende gegevens in Decos vastgelegd als zaaktype. Bij iedere nieuwe zaak die wordt opgestart, hoeft vervolgens slechts het juiste proces/zaaktype geselecteerd te worden. Decos voegt dan automatisch alle metadata toe die van belang zijn voor de beoordeling en het volgen van de zaak. Ieder document dat wordt geregistreerd erft op dezelfde wijze automatisch de metadata over van het zaakdossier waaraan het wordt toegevoegd.

Het zaakdossier vormt de basis voor het uitzetten van de workflow en bevat alle documenten die tijdens het werkproces worden aangemaakt.

De voordelen van zaakgericht werken

Zaakgericht werken brengt diverse voordelen met zich mee ten opzichte van de traditionele werkwijze. De dienstverlening wordt verbeterd doordat burgers en bedrijven snel en eenduidige antwoorden zullen krijgen en 24/7 toegang hebben tot actuele statusinformatie van ‘hun’ zaken.

Voor de interne organisatie brengt de werkwijze kostenverlaging, risicobeperking, betere samenwerking en tijdsbesparing met zich mee. Daarnaast leidt het tot een toegankelijk archief en beter inzicht in de werkprocessen (wie, wat, waar, wanneer).

Lees ook het artikel zaakgericht werken bij de gemeente Boekel. 

Vraag hier meer informatie aan over zaakgericht werken met Decos.