Document Management

Binnen iedere organisatie worden veel documenten aangemaakt. Een groot deel van deze documenten wordt digitaal aangemaakt, uitgeprint om te verspreiden en uiteindelijk gearchiveerd. Andere documenten komen ongestructureerd uw organisatie binnen en zijn daardoor lastig te beheren, denkt u bijvoorbeeld aan de reguliere post of e-mail. 

Om geen kennis verloren te laten gaan en belangrijke informatie snel terug te kunnen vinden is het van belang dat al deze documenten overzichtelijk beheerd worden. Een Document Management Systeem (DMS) biedt hiervoor de oplossing. 

Documenten worden op overzichtelijke wijze beheerd en u bepaalt zelf welke gegevens u wilt registreren. Zo is het van belang om bij poststukken kenmerken, adresgegevens en datums te registreren, terwijl u bij contracten de looptijd en gegevens van de contractant wilt vastleggen.

Bekijk het introductiefilmpje over Decos D5.

De voordelen van digitaal document management

Digitaal document management brengt veel voordelen met zich mee. U kunt hierbij denken aan:  

• Duidelijkheid over juiste versies;
• centrale opslag van documenten;
• duidelijke structuur;
• niet locatiegebonden, dus vanaf elke plaats toegankelijk;
• weinig opslagruimte nodig;
• documenten zijn snel en gemakkelijk terug te vinden; 
• documenten raken niet zoek.

Doordat Decos D5 web-gebaseerd is kunt u via internet over de digitale bestanden en informatie beschikken. Uiteraard alleen wanneer u over de juiste autorisaties beschikt. Decos D5 beschikt naast alle mogelijkheden die u van een DMS mag verwachten, ook over enkele zeer geavanceerde mogelijkheden zoals RSS-feeds en Visual Browsing.

Lees meer over de mogelijkheid om documenten vanuit Decos om te zetten naar PDF: PDF_Conversie_on_Demand.

Vraag meer informatie aan over Decos Document Management.