E-mailintegratie

Het verspreiden en verzamelen van digitale documenten en gegevens kan binnen een organisatie grote uitdagingen met zich meebrengen. Denkt u bijvoorbeeld aan het bewaren van e-mail of het intern verspreiden van documenten.   Het is heel gebruikelijk om ontvangen documenten te bewaren. Als veel medewerkers dit doen neemt dit niet alleen veel ruimte in op de server maar ontstaat er ook onduidelijkheid over verschillende versies. Decos D5 beschikt over de mogelijkheid om het beheer van e-mail volledig te integreren binnen het documentbeheer.

E-mailintegratie

Door Decos D5 met de Decos E-mailmodule uit te breiden kunt u dit eenvoudig voorkomen.

1. Inkomende en uitgaande e-mail worden automatisch in Decos geregistreerd. Niet alleen e-mail maar ook de bijlagen worden opgeslagen en zijn te openen als “alleen lezen” bestanden.
2. Documenten vanuit Decos zijn eenvoudig te verspreiden. U kun kiezen voor het versturen van één of meerdere geregistreerde bestanden als bijlage of het versturen van een snelkoppeling waardoor iedereen, met toegang tot de registratie, hetzelfde bestand bekijkt. 

3. Het sturen van een HTML-mailing aan een grote groep mensen is een standaard onderdeel van de E-mailmodule. Handig wanneer u snel een grote groep mensen op de hoogte moet brengen.

E-mailintegratie in combinatie met workflow

Wanneer de E-mailmodule wordt gecombineerd met de Workflow module dan brengt dit extra voordelen met zich mee.

Gebruikers kunnen bijvoorbeeld automatisch een bericht ontvangen als er een actie aan hen is toegekend. De automatisch gegenereerde e-mail bevat een link naar de activiteit in Decos. Hiermee heeft de ontvanger direct toegang heeft tot alle relevante gegevens en documenten.