Elektronische handtekening

Veel processen en procedures bevatten stappen waarin een handtekening vereist is. Door documenten elektronisch te ondertekenen kunnen deze processen volledig digitaal verlopen. Decos biedt de mogelijkheid uw documenten van een rechtsgeldige elektronische handtekening voorzien.

Elektronische handtekening en Decos D5

Door in Decos documenten elektronisch te ondertekenen kan zakelijk documentenverkeer met een formeel karakter geheel digitaal plaatsvinden. Dit bespaart niet alleen tijd en papier, maar voorkomt ook fraude. U kunt de elektronische handtekening toepassen op documenten zoals scans, e-mail, PDF, Microsoft Office-documenten en webformulieren.

Als een medewerker een document heeft gemaakt en in Decos geplaatst, kan hij deze digitaal ondertekenen. Het document wordt omgezet naar PDF-formaat en voorzien van een digitale handtekening. Hierna kan het niet meer gewijzigd worden, waardoor authenticiteit gewaarborgd is. Er zijn meerdere varianten van de digitale handtekening, die van elkaar verschillen in de mate van betrouwbaarheid. Dit is afhankelijk van het gebruikte certificaat. Wij adviseren u graag over welke variant in uw situatie het meest geschikt is.

Daarnaast bestaat de mogelijkheid om een afbeelding van een fysieke handtekening op het document te plaatsen. Ook is het mogelijk om meerdere medewerkers hetzelfde document te laten ondertekenen. Zodra alle handtekeningen zijn geplaatst, wordt het document versleuteld en kan het digitaal worden verzonden.

Wanneer te gebruiken?

De elektronische handtekening binnen Decos is speciaal ontwikkeld voor de toenemende behoefte van organisaties om zo veel mogelijk digitaal te werken. Steeds meer personen willen ook ondertekende documenten elektronisch kunnen opslaan of verzenden naar andere personen of organisaties. Denk bijvoorbeeld aan contracten of aanvraagformulieren. Om toch dezelfde rechten te kunnen ontlenen aan het document als wanneer het met de hand ondertekend is en op papier opgeslagen of verzonden wordt, is een elektronische handtekening noodzakelijk.

Voordelen van de elektronische handtekening in Decos

• Stand alone tekenen en versleutelen: geen Adobe Acrobat nodig;
• geen noodzaak meer tot bewaren of nasturen papieren kopieen;
• aanpassen uiterlijk handtekening en plaatsen tijdstempel mogelijk;
• support van smartcard en secure USB token;
• geschikt voor PKIoverheid certificaten.