Record management applicatie

Decos D5 is een geïntegreerde oplossing voor document en record management. Met Decos D5 integreert u de archieffunctie in uw werkprocessen en kunt u op ieder moment aantonen hoe werkzaamheden zijn verricht. Decos D5 is NEN 2082 gecertificeerd als Record Management Applicatie (RMA) en stelt u in staat om op een juiste manier, conform de wettelijke kaders, uw (elektronisch) archief op te bouwen en te beheren. Alle documenten en dossiers blijven toegankelijk, authentiek, betrouwbaar en bruikbaar gedurende hun gehele bewaarperiode.

NEN 2082 certificering voor recordmanagement software

Decos D5 is in 2008 als eerste Record Management Applicatie gecertificeerd voor NEN 2082. NEN 2082 is de geldende norm voor informatie- en archiefmanagementsoftware en bevat functionele eisen voor duurzaam beheer en archivering van digitale documenten. De norm is gebaseerd op NEN-ISO 15489 en bevat 155 eisen en wensen in acht categorieën, waaronder opname, classificatie, beheer en volgen, ter beschikking stelling, selectie/verwijdering en audit-trail. De norm schrijft ook eisen voor m.b.t. workflow, rapportages en bewaring van elektronisch ondertekende stukken.

Decos D5 voldoet in de standaardversie aan alle eisen en wensen uit de NEN 2082 norm: er is geen specifieke versie voor certificering gebruikt.

Ordening

U bouwt met Decos D5 een digitaal archief met een duidelijke structuur op. Elk document dat in Decos geregistreerd is, kan eenvoudig gearchiveerd worden door het aan één of meer (digitale) dossiers te koppelen. Doordat ieder type document, inclusief e-mail, aan een dossier te koppelen is, zijn uw dossiers altijd compleet. Het is hierbij mogelijk om gearchiveerde (zaak)dossiers niet te tonen in de dynamische omgeving.

De flexibilteit van Decos D5 maakt het mogelijk om het archiefbeheer met één of meerdere ordeningsplannen te ondersteunen. Bij gemeenten wordt veelal een Documentair Structuurplan (DSP) of Zaaktypencatalogus (ZTC) als basis voor een ordening gebruikt. Decos biedt uitstekende integraties met de leidende DSP’s en de GEMMA ZTC. Lees meer over DSP/ZTC integratie.

Uitwisselbaarheid en overdracht

De uitwisselbaarheid van RM-metagegevens en archiefbescheiden is een belangrijk aspect van een RMA. Decos D5 kan dossiers, documentregistraties, bestanden, notities, workflows, etc. verzamelen op basis van archiefkenmerken, en deze vervolgens uit Decos D5 exporteren. De metadata wordt hierbij geconverteerd naar XML, de bestanden kunnen naar keuze worden geëxporteerd in hun native formaat of worden omgezet naar PDF/A.

Vernietiging

Voor de vernietiging van archiefstukken kunt u binnen Decos eenvoudig een selectie maken op basis van vernietigingstermijn. Het resultaat is een overzicht dat als basis dient voor de vernietiging van stukken. Een vernietigingslijst kan opgesteld worden op het niveau van onder andere documenten, dossiers en werkprocessen. Vernietigde stukken zijn niet meer reproduceerbaar. Doordat Decos de vernietigingslijst met (een selectie van) de metagegevens van de vernietigde documenten en dossiers opslaat, kunt u altijd terugzien welke archiefstukken wanneer vernietigd zijn.

Wilt u meer weten? Vraag dan hier meer informatie aan over het record management systeem. Beter gebruik maken van de mogelijkheden van Decos voor digitaal archiveren? Volg dan de workshop digitaal archiveren met Decos.